Collaboration Meeting Management
協同會議管理解決方案
協同會議管理解決方案
一個好的會議是設計出來的，從會議前的準備工作就可以決定一半會議的成敗。本方案從會議前的資訊佈達、會議室預約與資料提供、會議中的紀錄、簽到簽退以及會議後待辦事項的追蹤，完善會議生命週期管理。
功能特色
特色一
會議的分類管理
可定義會議類別並由權責人員管理，會議的類別如高階策略會議、ISO管審會議、教育訓練、廠商評選會議或是組織例會等等，可依組織需要設定並做好權限管控。
特色二
會議資訊的協同
可定義會議的時間、地點、議程、會議資料與會議資源預約，被邀約會議的參與人可回應是否參加，以及會議前的再次提醒。
特色三
會議資料的管理
會議議程、資料、簽到表、簽退表、會議紀錄以及會議照片，均可妥善的被留存。會議紀錄可傳送給利害關係人瀏覽內容的正確性並收集意見回饋。
特色四
會議待辦事項追蹤
提供會議後的待辦事項執行與追蹤，可以將上次會議待辦事項的處理進度或是未完成的會議待辦事項，變成下一次會議的議程之一來進行討論。
FAQ & Summary
101Form 如何協助我們管理會議室預約，避免撞期？
系統整合了強大的會議資訊協同功能，在定義會議時間與地點的同時即可同步執行資源預約。參與者能即時查看場地資源狀態，有效避免空間撞期，並透過自動推播提醒功能確保會議室使用效率最大化。
舉辦 ISO 管審會議時，系統能提供數位化的簽到證明嗎？
可以。101Form 支援即時數位簽到與簽退功能，並能將數位簽到表、會議議程、會議紀錄及現場照片完整封裝存儲於系統中。這不僅落實了無紙化辦公，更能隨時匯出作為 ISO 稽核或內部查閱的正式佐證資料。
會議紀錄寫完後，如何確認相關主管都已經看過並認同內容？
您可以使用系統的「傳送瀏覽」功能，將電子紀錄快速發送給所有相關利害關係人。同仁與主管可直接在線上提供意見回饋與修正建議，確保會議紀錄的正確性，並完整保留所有溝通過程的歷史軌跡。
上次會議沒討論完的事項，系統會自動提醒嗎？
會的。101Form 提供高效的待辦事項追蹤機制，您可以將未完成的任務或延期討論的事項，直接連結至下一次會議的自動產出議程中。這確保了重要議案具備執行連續性，不會因時間推移而遺漏任何決議事項。
不同的會議（如高階會議與一般週會）可以設定不同的查看權限嗎？
是的。系統支援嚴謹的會議分類管理。您可以根據會議的敏感性（如高階策略決策、ISO 管審或一般業務週會）設定專屬的權限控管與安全等級，確保機密資訊嚴格限制於授權人員存取，嚴防資訊外洩。
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